İnsan Kaynakları Yönetim Standartları ve İdari Usuller Politikası

İnsan Kaynakları Yönetim Standartları ve İdari Usuller

Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD),olarak günlük işleyişi ve iç iletişimi bakımından da insan haklarına saygı gösterme, bu hakları koruma ve bunları yaygınlaştırmayı da kendine ilke edinir. Bu bağlamda, sadece içinde yer aldığı sivil sektörle sınırlı kalmamak üzere, çalışma ilişkileri ve hakları bakımından gereken önlemleri almayı ve buna dair tüm adımları atmayı bir sorumluluk olarak üstlenir.

  1. Genel İlkeler:
    1. Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD), ayrımcılığın her biçimine karşıdır. Bu nedenle her türlü iş ilişkisinde, iş ve çalışma duyurusundan başlayarak, din, renk, ırk, cinsiyet, cinsel yönelim, cinsiyet kimliği, cinsiyet ifadesi, hamilelik, engellilik, yaş, toplumsal statü, etnik kimlik, kalıcı hastalık, fiziksel durum, medeni hal, siyasi ya da felsefi görüş ve benzeri nedene dayalı olarak ayrımcılığı yasaklar.
    1. Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)çalışanlarının beceri ve yetkinliklerine ilişkin farklı pozisyonlarda farklı düzeyler belirleyebilir.
  1. Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD), çalışanların fiziksel ve zihinsel sağlıkları ile güvenliklerini yeterli düzeyde güvence altına almakla yükümlüdür.
  1. Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD), evrensel insan hakları ve çalışan hakları standartlarını uygulamakla yükümlüdür. Bunun yanı sıra, Türkiye’deki hukuk sistemi içerisindeki ilgili tüm mevzuata tam olarak uyum sağlar.
  1. Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)çalışanları, karşılıklı güven ve anlayış, şeffaflık, iyi niyet, hakkaniyet, adalet, yardımlaşma ve dayanışma ilkeleri çerçevesinde iletişim kurar ve bir arada çalışır.
  • İşe Alım ve İşten Ayrılma Süreçleri
    • Bütün işe alımlar doğru ve etkili bir planlama sürecinin sonucunda belirlenecek ihtiyaçlara göre yapılır.
    • İş alanlarında her türlü ayrımcılığı engelleyecek önlemler alınır. İşin nitelikleri ve gereksinimleri konusunda adayların en doğru ve eksiksiz biçimde bilgilendirilmeleri esastır.
    • Açılan pozisyonların niteliğine bağlı olarak, Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)yönetimi iş ilanlarını öncelikle mevcut çalışanlara ardından dernek dışına açmayı uygun görebilir.
    • İşe alım süreçlerinin tamamında, işe alım görüşmelerinde, değerlendirme ve karar alma süreçlerinde her zaman en az iki kişilik bir jürinin kurulması esastır. Jüride cinsiyet eşitliği vazgeçilmez bir unsurdur.
    • İşe alım görüşmelerinin adil ve eşit gerçekleşmesi için gerekli tüm önlemler alınır. Bunun için önceden hazırlanmış materyallerin kullanılması temel bir gerekliliktir. İşe alım kararı alınırken tüm adaylara uygulanan objektif kriterler dışında başka unsurlar gözetilemez.
    • Bütün iş sözleşmeleri uluslararası ve ulusal çalışma standartları ve mevzuatına uygun olarak düzenlenir.
    • İşe alınan çalışanlar için kapsamlı ve detaylı bir oryantasyon programı oluşturulur ve uygulanır. Bu program çerçevesinde çalışanların sorumlulukları ve çalışanlardan beklentiler doğru ve açık bir biçimde açıklanır.
    • Çalışanların kendi rızalarıyla işten ayrılmaları durumunda işten ayrılma mülakatı genel koordinatör tarafından gerçekleştirilir.
    • Çalışanların işten çıkarılması Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD) için her zaman son seçenektir. Bu çerçevede sadece ekonomik nedenlerle gerçekleştirilecek işten çıkarmalar için Yönetim Kurulu Başkanı, sayman, yerel koordinatör çalışanların kendi aralarından belirleyeceği bir temsilcinin oluşturacağı kurul tarafından belirlenecek ilkelere göre gerçekleştirilir.
    • Bütün çalışanların geçerli bir sözleşmesi olmalıdır. Belirli Süreli Sözleşmeler sadece belirli bir pozisyonun vekâleti, kısa süreli ihtiyaçlar ve projeler veya özel olarak fonlanan pozisyonlar için uygun olan hallerde kullanılmalıdır. 
    • Bütün pozisyonlar için detaylı tasarlanmış iş tanımları yaratılmalıdır. Çalışanların işlerini etkili bir biçimde yapabilmesi için bu tanımlar işin içeriğini, sorumluluk derecesini, karar alma yükümlülüğünü kapsamalıdır.
    • Bütün yeni çalışanların bir işe başlama planı olmalıdır ve bu plan hem yöneticide hem de çalışanda bulunmalıdır. Çalışanın Dernek bünyesindeki rolüne uyum sağlaması ve tüm görevlerinin kapsamından emin olması için bu plan birkaç haftayı kapsamalıdır ve devam eden bir süreç olmalıdır.
    • İşe başlama planı yeni bir pozisyona geçen, terfi alan veya uzun bir izinden (hamilelik veya araştırma-gezme izni) geri dönen mevcut çalışanlar için de düşünülmelidir.
    • Yeni başlayan çalışanların örgütün amaçlarını anlaması ve aidiyet hislerinin geliştirilmesi için onlara derneğin vizyonu, değerleri ve hedefleri hakkında bilgi verilmelidir.
    • Çalışanların performanslarından beklenenleri ve yaptıkları işin Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneğinin (MOKİD)hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu anlamaları için onlara verilen iş tanımı açık ve net olmalıdır.
    • Kötü performansa dair ufak problemler, ilk fark edildiğinde deneyim aktarımı yapılarak, benzer bir sorunu geçmişte nasıl çözüldüğüne ilişkin bilgi verilir. Sorunların mümkün olduğu kadar yazılı iletilmesi ve kayıt altına alınması zaruridir. 
    • Yeterli araştırma yapılmadan ve bireye zamanında ve adaletli bir şekilde cevap hakkı verilmeden kişiye dair herhangi bir disiplin kararı verilmemelidir.
    • Büyük bir kural çiğneme/ihmalkârlık olmadığı takdirde (örneğin rüşvet, taciz, zimmet, çocuk istismarı, kadına yönelik şiddet, ayrımcılık yaratma, vb)  hiçbir çalışanın kuralları ilk ihlalinde işine son verilmemelidir. İhmalkârlık ve kural çiğneme örnekleri tüm çalışanlara verilmelidir.
    • Performans yetersizliği sebebiyle çalışanın işine son vermek adına resmi adımlar atılmadan önce performansını arttırabilecek bütün mantıklı seçenekler araştırılmalı, uyarılar ve itiraz hakkı verilmelidir. İşe son verme süreci ve ilgili ödemeler yerel hukuka uygun ve en iyi şekilde yönetilmelidir. Bu süreçte çalışanın temsil ve itiraz hakları olmalıdır. İşe son verme sürecindeki bütün adımların tamamlandığından emin olmak için basit bir kontrol listesi hazırlanmalı ve kullanılmalıdır.
    • “İnsan Kaynakları Yönetim Standartları ve İdari Usuller” belgesi Özlük dosyalarına
    • Projelerde görevlendiren çalışanlara bu karar yönetim kurulu kararı ile bildirilir ve özlük dosyasına eklenir.
    • Maliyet paylaşımı söz konusu olan projelerde fon veren kurumlarının bilgilendirilmesine, maliyet paylaşımı insan kaynağı söz konusu olduğunda yönetim kurulu kararı ile kayıt altına alınmasına ve maliyet paylaşımına katkı sağlayan bütün kurumlarının katkılarının ayrıntılandırılmış bütçe üzerinden görünür olacak şekilde hazırlanmasına ve yönetim kurulu kararı ile onaylanmasına ve proje denetimi ve/veya dernek denetimi sırasında maliyet paylaşımın proje denetim raporuna yansıtılır.
  • Maaşlar ve diğer ödemeler
    • Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD) tüm çalışanları için SSK primlerini ve vergileri tam öder. Tam zamanlı çalışanların maaşları ayın ilk yedi iş günü içerisinde ödenir.
    • Temel maaşlar ve azami maaşlar yerel koordinatörün talebi ve yönetim kurulunun onayıyla yıllık bütçenin imkan verdiği oranda düzenlenir.
    • Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)înde maaşlar hiçbir zaman asgari yaşam standartlarını karşılayamayacak bir düzeye çekilemez. Kurumun finansal durumundan kaynaklanan olası zorluklar ve bundan dolayı zamlara uygulanan olağanüstü kısıtlamalar durumunda çalışanlar arasındaki eşitlik ve en düşük ücretlilerinin geçim durumu özenle gözetilir.
    • Çalışanların maaşları aylık periyotlarda, ülkedeki ekonomik koşullara göre çalışanın kazanılmış haklarını ihlal etmeyecek şekilde düzenlenebilir. 
    • Zamlar

Bütçenin imkân verdiği oranda yönetim kurulu kararıyla Ocak ayı itibariyle maaşlara yansıtılır.

  • Kurumda genel olarak geçerli maaş seviyesinin altından istihdam edilmiş sözleşmeli çalışanlarının kadrolu çalışan hale getirilme imkanı ve maaşın çalışanlar arasında eşitliği yansıtacak şekilde düzeltilmesi için kaynak geliştirme ve yerel koordinatörü ve yerel koordinatör her yılın Ocak ayında bir gözden geçirme yaparak bu konudaki teklifini yönetim kuruluna iletir. Sözleşmeli personelin maaşı kadrolu personelin genel seviyesinden az ise, düzeltme zammı yapılarak farkı azaltma yoluna gidilir. Bu politikada temel alınan endekslerin yetersiz bir şekilde geçim koşullarını yansıttığı durumlarda tüm çalışanlara tek seferlik endeks düzeltme zammı çok istisnai olarak yapılabilmektedir.
  • Genel Çalışma Kuralları ve İlkeleri
    • Çalışma zamanını kaydetme sistemi:

Çalışma zamanını kaydetme sistemi konusunda uygulanacak yöntemler; yerel koordinatör tarafından belirlenerek yönetim kuruluna da bildirilmek kaydıyla her sene Ocak ayında ve yeni başlayanlara duyurulur. Herhangi bir değişiklik yapılmaması halinde Ocak ayında duyuru yapılmasına gerek yoktur.

Bütün faaliyetler ve izinler kesinleştikleri gün içinde idari koordinatöre bildirilmelidir.

  • Hafta sonu fazla mesai: Hafta sonları veya bayram, resmi tatil günlerinde yapılan mesailer burada kayıt altına alınır.
  • Off kullanımı: Fazla mesai sebebi ile kullanılan off günleri bu faaliyet ile günde 8 saati aşmayacak şekilde kayıt altına alınır.
  • Seyahat: şehir dışı çalışmalar sebebi ile yolda geçen zamanın başlangıç ve bitiş saatleri burada kayıt altına alınacaktır. Seyahat için yolda geçen zaman mesai süresinin içinde sayılır.
  • Seyahate bağlı kalış: Şehir dışında çalışılan günlerde çalışma ve yolda geçen zaman harici harcanan zaman bu faaliyet altına girilebilir. Bu faaliyetin girilmesi zorunlu değildir; çünkü mesai saati olarak hesaplanmaz.
  • Çalışma Süreleri:Normal çalışma süresi günde 8 (sekiz) saat, Cumartesi ve Pazar hariç olmak üzere haftada 5 (beş) gün, toplam 40 (kırk) saattir. (günlük çalışma süresine 1 saatlik yemek ve dinlenme süresi dâhildir.) Çalışanlar en geç 10:00’da çalışmaya başlamakla sorumludur. Çalışma saati esas yetişmeyen konularda haftalık 45 saati geçen çalışmalar ücretli izin olarak kullanılır. Yerel koordinatörün onaylamasının ardından ücretli izin tablosuna işlenir. Aşağıda belirtilen süreler, fiilen çalışılmamış dahi olsa, çalışılmış gibi iş süresinden sayılır.

a) İşyerinde ya da Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD) ince işyeri dışında görevlendirildiği durumlarda Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)’nden iş beklemekle geçen süreler,

b) Çalışanın Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD) tarafından işyerlerinden başka bir yerde çalıştırılmak üzere gönderilmesi halinde yolda geçen süreler,

  • Çalışılmış Gibi Sayılan Durumlar:

Aşağıda belirtilen süreler, yıllık ücretli izin hesabında ve işyerindeki kıdem tazminatı süresi bakımından çalışılmış gibi sayılır:

Çalışanın uğradığı kaza ya da yakalandığı hastalıktan ötürü (3 günü aşan hastalık izinlerinde doktor raporu getirilmesi zorunludur) işine gelemediği günler,

Çalışmakta olduğu işyerlerinde geçici nedenlerden dolayı işin tatil edilmesinden kaynaklanan çalışmadan geçirdiği süreler,

  • Ofis Kuralları ve Sürdürülebilirliği
  • Ofisin sürekli açık kalması için çalışanların izin vb kullanımlarını uygun bir biçimde düzenlemeleri esastır.
    • E posta listeleri ve kurumsal e posta adreslerinin yönetimi ile ilgili talepler İdari koordinatörüne bildirilir. 
    • Merkez ofiste tüm ekipmanların çalışır durumda olması, idari koordinatörün sorumluluğundadır. Diğer ofislerde çalışanlar arası uygun iş bölümü yapılarak bu sorumluluk paylaşılır. Ofiste bozulan, kırılan bir ekipman fark eden çalışanlar bu durumu idari koordinatöre bildirmelidir. İdari koordinatör anlaşmalı kurumları arayarak bozulan ekipmanın tamirini sağlar.
  • Bütün çalışanlar masaları ve çevresini temiz ve düzenli tutmalıdır. Ortak kullanım alanı olan toplantı odası, tuvaletler ve mutfağın temiz ve düzenli tutulması her çalışanın kendi kullanımı sonrası sorumlu olduğu bir alandır. Örneğin, her çalışan gün içinde kullandığı mutfak eşyasını bulaşık makinesine yerleştirmelidir. Toplantı odasının genel düzeninden ve trafiğinin düzenlenmesinden örgütlenme koordinatörü sorumludur.
  • Arşiv

Arşivden ve envanter tutulmasından genel olarak idari koordinatör sorumludur, ancak her çalışan kendi çalışma alanı ile ilgili malzemelerden birinci derece sorumludur. Gönderilen her broşür vs malzemenin sayısı, envanter sayımı için ofis sekreterine bildirilmelidir.

Stantlardan vs. den gelen malzemelerin gecikmeden, aynı gün içinde yerlerine kaldırılmasından ilgili stand görevlendirilen kişiler sorumludur.

Kütüphaneden …. koordinatörü sorumludur. Kütüphaneden alınan her türlü kitap kayıt altına alınır ve takibi yapılır.

  • Ofis İçi İletişim ve Ofis Toplantıları

Ofis kuralları ve sürdürülebilirliği konusunda uygulanacak yöntemler; yerel koordinatör tarafından belirlenerek yönetim kuruluna da bildirilmek kaydıyla her sene Ocak ayında ve yeni başlayanlara duyurulur. Herhangi bir değişiklik yapılmaması halinde Ocak ayında duyuru yapılmasına gerek yoktur.

  • Ofis İçi İletişim ve Bilgilendirme:

Çalışanlar bulundukları birim içinde ya da başka birimlerle şeffaf ve akıcı bir iletişim akışının oluşması için gerekli tüm özveriyi gösterir ve sorumluluk üstlenir.

Ofis içinde çalışma huzurunu korumak için gerekli özenin gösterilmesi ve sessizliğin sağlanması herkesin ortak sorumluluğudur.

İletişimin aksamadan yürümesi için herkesin sorumlu ve duyarlı davranması ve başka çalışanların iş yükünü arttırmayacak düzen ve hızda iletişim kurması esastır.

  • Çalışanların Finansal Sorumlulukları
    • Bütçe Takibi:

Proje koordinatörlerinin projelerinin bütçelendirmesi, finansal yönetimi, raporlamasından sorumlu olması gibi; diğer çalışanlar da kendi çalışma alanları ile ilgili bütçeyi takip etmek, harcamalarını bu bütçe çerçevesinde yapmak, bütçe aşımları vb. konulara genel koordinatör ve/veya kaynak geliştirme ve yerel koordinatörü tarafından uyarılmadan önce dikkat göstermek, ek fon planları ve gerçekleşen ek fonu finans koordinatörü ve genel koordinatörüne bildirmekle yükümlüdürler.

Teklifler:

Satınalma kuralları gereğince alınan teklifler; hangi firmanın hangi sebeple seçildiği açıklamasını içeren teklif değerlendirme formu olarak finans koordinatörü ve genel koordinatörüne e posta ile gönderilir; onayın ardından ilgili çalışan teklif değerlendirme formu ve eklerinin (tekliflerin) çıktısını alarak idari koordinatöre kontrol edilip, imzalatılıp dosyalanmak üzere teslim eder.

  • Ödemeler:

Hafta içi mesai saatleri içinde ödeme yapılır.

Çalışanlar kendi çalışma alanları ile ilgili yapılacak ödemelerin maliye mevzuatınca geçerli belgelerini üzerlerine yazarak finans koordinatörü ve genel koordinatörüne  teslim ederler. Genel koordinatörü bu faturaları kontrol ederek ”ödenecekler” dosyasında saklı tutar.

  • SGK ve özel sigorta işlemleri:

Finans Koordinatörü her ayın sonunda bordrolar ve hesap pusulalarının çıktısını alarak çalışanlara imzalatır ve personel dosyalarında saklar.

  • İzinler
    • Bütün izinlerde, istisnai durumlar haricinde, en az iki iş günü önce yerel koordinatörün yazılı onayının alınması zorunluluktur. Bütün izinlerin onaylandıkları gün içinde ortak takvime girilmesi gerekmektedir.
  • Yıllık Ücretli İzin: İşyerine girdiği günden başlayarak deneme süresi de içinde olmak üzere en az 1 yıl çalışmış olan çalışanın yıllık ücretli izin hakkı vardır. İşyerine girdiği günden başlayarak (deneme süresi dahil) üyeye izin hakkının doğmasından önce Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD) tarafından hak edeceği ilk yıllık izninden düşülmek üzere avans olarak yıllık izin kullandırılabilir. Ancak Çalışanın yıllık ücretli izne hak kazanmaksızın iş sözleşmesinin sona ermesi halinde, avans olarak kullandığı sürelere ilişkin ücreti istihkakından mahsup edilir.

Hizmet süresi 1-3 yıl (dâhil) olanlara 15,

Hizmet süresi 3 yıl ve fazlası 20,

Yıllık ücretli izin günlerinin hesabında, izin sürelerine rastlayan bu sözleşme ile belirlenmiş hafta tatili, ulusal bayram, genel tatil ve sosyal güvenlik kurumunca yetkilendirilmiş sağlık kuruluşu raporuyla belirlenmiş istirahat günleri, izin süresinden sayılmaz.

  • İşveren tarafından yıl içinde verilmiş bulunan başka ücretli ve ücretsiz izinler veya dinlenme, hastalık izinleri yıllık izinden mahsup edilemez.
    • Yıllık iznin hakkedişten itibaren bir yıl içinde kullanılması gerekmektedir. Her bir yıl içinde kullanılmayan izinler bir sonraki yılın ilk 6 ayın sonuna kadar kullanılmalıdır. Yerel koordinatör tarafından onay alınarak uygun başka bir tarih belirlenebilir.
    • İlk 6 ayını dolduran çalışanın talebi halinde ve genel koordinatörün onayı doğrultusunda hak kazanacağı yıllık izin süresinden düşülmek üzere 5 işgünü yıllık ücretli izin hakkı doğar.
    • Hastalık: Çalışanların bundan fazla istirahat gerektiren halleri bulunduğu durumlarda, hastane tarafından verilecek raporlar Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD) geçerli sayılacaktır. Çalışanın hizmet akdi istirahatlı kılındığı sürece feshedilemez. Kronik hastalığı olan çalışanların; hastalığın sürekliliğine dair bir kereye mahsus rapor getirmeleri yeterlidir.
  • Çalışanlara hastanelerce verilecek 3 günden fazla istirahat hallerinde, istirahata başladıkları gün ile istirahatlarının sonunda işe başladıkları gün arasına rastlayan hafta ve genel tatil ücretleri bir iş karşılığı olmaksızın ödenir.
    • Çalışanlara raporlu oldukları süre içinde aylık ücretleri hiçbir kesinti yapılmaksızın ödenir, raporun bitiminden sonra çalışan, raporlu olunan geçici iş göremezlik ödeneğini SGK’ndan alarak konu kısmına SGK ücret iade yazarak banka yoluyla Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)ne iade eder.
  • Fazla Mesai ve Fazla Mesailerin Kullanımı

Fazla mesai ve kullanımı konusunda uygulanacak yöntemler; Yerel koordinatör tarafından belirlenerek yönetim kuruluna da bildirilmek kaydıyla her sene Ocak ayında ve yeni başlayanlara duyurulur. Herhangi bir değişiklik yapılmaması halinde Ocak ayında duyuru yapılmasına gerek yoktur.

  • Günlük 8 saat ve haftalık normal iş süresi olan 45 saatin üstünde yapılan her türlü çalışma fazla mesai sayılır. Fazla mesai süresi miktarı kadar ücretli izin kullanılır. Fazla mesailerden kaynaklı ücretli izin kullanımı için en az iki iş günü öncesinde yazılı onayı alınır. Bütün izinler kesinleştiği gün ortak takvime işlenir. Çalışanların fazla mesai ortaya çıkarmayacak şekilde planlama yapmaları ve çalışmaları esastır.
  • Çalışanların Sağlık ve Güvenliği
    • Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD), çalışanların çalışma süreleri içinde sağlık ve güvenliklerinin korunmasından sorumludur. Bu çerçevede gerekli her türlü önlemi almak için düzenli olarak çalışmada bulunması gerekir. Bu konuya özel ve gerekli gizliliğe haiz bir politikanın oluşturulması ve güncellenmesi esastır.
    • Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)ofislerinde sigara içilmez.
    • Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)ofislerinin ve çalışma ortamlarının gerekli asgari hijyen ve temizlik kurallarına uygunluğu, herkesin kişisel sorumluluğunun yanı sıra, Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)’nin sorumluluğudur.

Politikanın Tanıtılma Zorunluluğu

Bu Politika tüm Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)çalışma mekânlarında basılı olarak ve kolay erişilebilir bir şekilde bulundurulmalıdır.

Mardin Ortak Kadın İşbirliği Derneği (MOKİD)için çalışılmaya başlandığı gün, bu Politika kapsamında olan kişilerin bu belgeyi okuduklarına dair imzalı bir belge personel dosyasına eklenmelidir.